Journalföring med AI - fördelar och implementeringsguide för tandvårdskliniker

Genom att använda AI-drivna hjälpmedel för journalföring kan tandvårdspersonal minska sin administrativa börda, öka patientsäkerheten och få mer tid för patientomvårdnad. Läs vidare så förklarar vi hur det fungerar i praktiken.

Vad är AI-drivna journalföringssystem?

Generellt kan man säga att AI-drivna verktyg för journalföring fungerar som digitala assistenter. Genom att lyssna in på patientmöten kan dessa verktyg automatiskt skapa och strukturera journaler baserat på samtalens innehåll. Istället för att lägga varje detalj från mötet på minnet och sedan manuellt skriva ner dem kan tandläkaren fokusera på patienten medan systemet dokumenterar i bakgrunden.

Viktigt att påpeka är att dessa verktyg generellt inte utgör klassiska dikteringsverktyg. Tanken är alltså inte att tandvårdspersonalen ska spela in information efter patientmötet, utan att inspelningen sker under mötet och, baserat på den transkriptionen, genereras en journal med stöd av AI.

Utmaningarna med traditionell journalföring

Enligt Socialstyrelsens föreskrifter (HSLF-FS 2016:40) ska patientjournaler innehålla alla uppgifter som behövs för vård och administration, vara tydligt utformade och lätta att förstå. Dessutom ska journalen skrivas så nära inpå behandlingen som möjligt.

Tandläkare, liksom många andra yrkesgrupper inom vården, stöter å andra sidan på stora problem i sitt arbete kopplat till traditionell journalföring. Framförallt kokar det ner till två stora utmaningar.

Den stora tidsåtgången för journalföring: Många tandläkare lägger timmar varje vecka på administration istället för patientarbete. Enligt en undersökning från Tandläkartidningen uppgav 57% av deltagarna att de lägger för mycket tid på journalföring.

Risken för fel och missar i dokumentationen: Stressade anteckningar kan leda till felaktig eller ofullständig dokumentation. Detta står i direkt konflikt med patientdatalagen och kan leda till granskningar hos Inspektionen för vård och omsorg (IVO) och anmälningar till Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd (HSAN) (Tandläkartidningen).

Fördelarna med AI-drivna journalföringssystem

Genom att anamma AI i sin journalföring kan tandläkare, liksom många andra yrkesgrupper inom vården i stort, bemöta dessa utmaningar och samtidigt stärka både arbetsmiljö och patientsäkerhet.

Tidsbesparing och ökad produktivitet

En studie med forskare från Akademiska sjukhuset och Uppsala universitet har visat att AI-modellen ChatGPT kan skriva journalanteckningar upp till tio gånger snabbare än läkare, utan försämrad kvalitet.

Förbättrad kvalitet och patientsäkerhet

När journalerna skapas på plats eller omedelbart efter samtal minskar risken att viktiga detaljer glöms bort eller feltolkas i efterhand. Detta kan leda till färre felaktigheter i journalen och på så vis en större säkerhet för patienten.

En bättre arbetsmiljö genom minskad administrativ stress

Genom att pressen att hinna med journalföringen minskar blir arbetsbelastningen mer hanterbar. Detta kan i sin tur minska stress och utmattning hos anställda och på så vis bidra till en bättre arbetsmiljö.

Ett mer empatiskt patientmöte

Personal kan behålla fokus på patientens ansikte, kroppsspråk och känslor istället för att distraheras av tangentbord och journalnoteringar. Kombinationen av människa + AI kan leda till ett mer närvarande, empatiskt möte.

Kompatibilitet med nuvarande arbetsflöden

Moderna AI-lösningar kan byggas för att integrera med befintliga journalsystem och arbetsflöden för att fungera smidigt utan att skapa extra börda. I Sverige har vårdgivare som Aleris redan börjat införa AI-lösningar för journalföring i samarbete med företag som Tandem Health.

Implementering i tandvårdskliniken: steg för steg

Här är en praktisk strategi för hur tandvårdskliniker kan införa AI-drivna journalföringssystem:

1. Behovsanalys och målformulering

Först måste ni identifiera vilka delar av dokumentationen som tar mest tid eller innehåller flest fel - är det behandlingsplaner, anamnes, efteranteckningar? Sätt tydliga mål (t.ex. halvera journalföringstiden).

2. Systemval och leverantörsutvärdering

Välj lösning baserat på säkerhet, validering, kompatibilitet med journalsystem och support. Sök referenser hos nuvarande kunder, ofta finns de refererade på webbplatser kopplade till systemen. Kör demoperioder med dessa system för att hitta det som är bäst lämpat för just er klinik.

3. Utbildning och inkörningsfas

Ge dina användare (tandläkare, tandsköterskor) utbildning och stöd, förslagsvis i samarbete med systemleverantören. Inled med dubbel dokumentation (AI + manuell kontroll) tills systemet vinner förtroende.

4. Pilotprojekt och utvärdering

Välj ett begränsat delområde eller några kliniker som pilot. Mät tidsåtgång före och efter implementation samt dokumentationskvalitet. När man sätter målen är det viktigt att tänka på inlärningskurvan som nya system generellt kräver.

5. Kontinuerlig övervakning och förbättring

Följ upp prestanda, felaktigheter och användarnöjdhet. Justera inställningar, terminologi och processer. Behåll en kontinuerlig dialog med systemleverantören.

6. Skalning och spridning

När pilotfasen visar goda resultat, utöka användningen till fler kliniker och funktioner. Om pilotfasen inte visar goda resultat, se över andra alternativa systemlösningar.

Slutsats

AI-drivna journalföringssystem har potential att revolutionera tandvården. Genom att minska den administrativa bördan, öka patientsäkerheten och förbättra arbetsmiljön finns många fördelar att vinna med systemen. Samtidigt krävs ett strukturerat tillvägagångssätt för att effektivt implementera systemen.

Är ni företrädare för en tandvårdsklinik och är intresserade av att veta mer om Dentios lösningar? Läs mer här eller kontakta oss för ytterligare information och en demo.